Was ist Digitalisierung – und ist digitalisiert schon digital genug?
Bereits das Fotografieren eines handgeschriebenen Textes stellt eine Digitalisierung dar – sofern dies mit einer Digitalkamera geschieht!
Nun ist der Grundstein gelegt, um mit diesen digitalen Bildinhalten weiterzuarbeiten. Für manche Anwendung mag diese Art der Digitalisierung schon ein Gewinn sein. Etwa um den lesbaren Text auf dem Smartphone bei sich zu haben, während das (analoge) Original tatsächlich weit entfernt auf dem Schreibtisch liegt.
Für Andere beginnt echte Digitalisierung erst beim Scan von hundert oder gar Tausenden von Papier-Akten. Wenn darauf hin eine automatische Texterkennung vorgenommen wurde und das Einpflegen in Datenbanken und Bereitstellen auf Servern erfolgte. Durch diese Schritte ist überhaupt erst das Vernichten von staubigen „Papier-Altlasten“ in den Archiven ermöglicht, was oftmals das gesteckte Ziel vieler Unternehmen ist.
Dies ist Digitalisierung im großen Maßstab – die Umwandlung von analogen Daten/Akten zu digitalen Datensätzen und Datenbanken.
Die Grundlagen und Möglichkeiten einer Digitalisierung
Ein gescanntes und somit digitalisiertes Dokument bringt schon grundlegende Vorteile mit sich. Schließlich lässt die Datei sich nun versenden, kopieren, digital weiter bearbeiten…
Doch wandelt man die grundlegende Raster-Grafik eines gescannten Text-Dokuments, welche nur durch den Menschen lesbar sind, auch per OCR-Texterkennung in digital lesbare und als Text verarbeitbare Zeichen um, erhält man noch viel mehr Möglichkeiten:
OCR Text-Erkennung/Umwandlung
Gescannte Texte (ohne OCR-Funktion!) sind auf Basis der Rastergrafik weiterhin nur durch den menschlichen Anwender lesbar – ob anhand der Darstellung am Monitor oder nach dem Ausdrucken auf Papier.
Den nächsten Arbeitsschritt der Digitalisierung vorausgesetzt, können Texte erst nach der folgenden Durchführung digital weiter bearbeitet werden:
Das merkt der Anwender zum Beispiel daran, wenn er den Text einer geöffneten Pdf-Datei vor sich hat, aber keine Textabschnitte mit dem Maus-Cursor markieren kann. Dann hat er eine digitale, gerasterte Darstellung von Text vor sich. Erst nach der Texterkennung /OCR-Umwandlung liegt auf digitaler Basis tatsächlich ein Text in Form digitaler Schriftzeichen vor. Nur so kann dieser auch als Text weiter verarbeitet, etwa markiert, heraus kopiert, digital durchsucht oder gar inhaltlich geändert werden – vorausgesetzt die Dateien sind für diesen Zweck vorgesehen und nicht etwa durch weitere Einstellungen in Dokument oder Software eingeschränkt.
Nun liegen die digitalen Textinhalte nicht mehr nur zur visuellen Darstellung vor, sondern stellen nutzbare Inhalte für Datenbanken und digitale Archive / DMS (Dokumenten-Management-Systeme) dar.
Weitere Möglichkeiten im Umgang mit digitalen Daten
Digitalisierte Daten lassen sich zusammenfügen, miteinander verknüpfen und deren Inhalte indizieren. Die Zugehörigkeit von Dateien, Akten und Ordnern lässt sich durch das Hinzufügen von Suchkriterien (Indizes) auch in digitaler Form darstellen und filtern.
Verweise auf andere Medien oder auch Server sind möglich.
Das lästige Aufsuchen des Archivs, Blättern in Akten, Ordnern und Dokumenten, um die gewünschten Zeilen zu finden, ist nicht mehr nötig. Wenn die digitalisierten und zentral zugänglichen Inhalte zusätzlich indexiert wurden, haben alle Bearbeiter über eine einheitliche Suchmaske schnellen und effektiven Zugriff auf die relevanten Suchergebnisse. Dies geschieht meist auf separaten Servern mit verknüpften Datenbanken und der Verwendung eines DMS (Dokumenten-Management-System).
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