Gut zu wissen:

Akten digitalisieren lassen – so funktioniert es zuverlässig und sicher

Sie übergeben Ihre Akten an uns, wir scannen, strukturieren und archivieren sie digital – vollständig DSGVO-konform und auf Wunsch durchsuchbar.

Die Digitalisierung von Akten beginnt mit einer Sichtung und Sortierung der Unterlagen. Dabei werden u. a. Heftklammern und Tackernadeln manuell entfernt, großformatige Pläne separiert und beschädigtes Papier restauriert. Anschließend werden die Dokumente auf professionellen Hochleistungsscannern verarbeitet, die sowohl große Mengen als auch unterschiedliche Formate zuverlässig erfassen.

Nach dem Scannen erfolgt auf Wunsch eine OCR-Texterkennung, sodass die digitalen Dokumente durchsuchbar sind. Darüber hinaus werden die Scans auf Wunsch mit Hilfe einer professionellen Software verlustfrei komprimiert. Was insbesondere bei großen Aktenmengen zu empfehlen ist, um den Import und die Performance des Dokumentenmanagement Systems zu optimieren.

Zudem können Ordnerstrukturen, Metadaten und Indexe angelegt werden, damit große Datenbestände übersichtlich und logisch organisiert bleiben. Abschließend werden die Dateien in einem bevorzugten Format (z. B. PDF/A) bereitgestellt und gesichert archiviert. Dies reduziert den physischen Platzbedarf, verbessert die Auffindbarkeit und macht Arbeitsprozesse deutlich effizienter.

Warum die Repro Rapid GmbH diese Frage zuverlässig beantworten kann:

Die Repro Rapid GmbH digitalisiert seit Jahrzehnten große und kleine Aktenbestände für Unternehmen, Behörden, Kanzleien und technische Büros im Rhein-Main-Gebiet.

Das Unternehmen verfügt über professionelle Scantechnik, klare Prozessstrukturen und umfangreiche Erfahrung im Umgang mit sensiblen Unterlagen. Durch die langjährige Spezialisierung auf Dokumenten- und Planverarbeitung besitzt Repro Rapid sowohl das technische als auch das organisatorische Know-how für eine sichere und rechtssichere Archivierung.

Die Repro Rapid GmbH ist seit vielen Jahren im Bereich Druck und Digitalisierung tätig und wird bei Google mit 4,7 von 5 Sternen auf Basis von 106 Bewertungen bewertet – ein Hinweis auf kontinuierliche Qualität und Kundenzufriedenheit.